Was ist eine elektronische Rechnung und was ist der XRechnung-Standard?
Seit November 2020 sind Lieferanten von Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung verpflichtet, ihre Rechnungen ab 1.000 Euro auf elektronischem Weg zu stellen. Auch zahlreiche andere Rechnungsempfänger nutzen elektronische Rechnungen, um ihre Rechnungen ausschließlich digital zu empfangen.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist dabei eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die rein elektronisch übermittelt und empfangen wird und so eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche zulässt. Da die E-Rechnung als semantisches Datenformat konzipiert ist, ermöglicht es dieses Format, sämtliche Daten einer Rechnung in die verschiedenen verarbeitenden Systeme zu importieren. Dabei wird zur Ermöglichung der maschinellen Lesbarkeit ein strukturiertes XML-Format verwendet. Mithilfe von Anzeige- bzw. Visualisierungsprogrammen lässt sich der XML-Datensatz gleichzeitig auch für den Menschen lesbar darstellen.
XRechnung bezeichnet den informationstechnologischen Standard zu einer solchen elektronischen Rechnungsstellung. Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für Standards in der IT (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung unterstützen. Er wurde im Rahmen des eRechnungs-Projekts von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt. Er hat sich deutschlandweit für elektronische Rechnungen etabliert und wird vor allem im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet, die zum Teil dazu verpflichtet sind, ihre Rechnungen digital in diesem Format entgegenzunehmen. Der Standard XRechnung bildet somit die verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen, die dementsprechend „im XRechnungs-Standard“ an deutschen Verwaltungen versendet werden können.
Technisch gesehen handelt es sich beim XRechnungs-Standard bzw. einer XRechnung dabei um ein XML-basiertes und semantisches Datenmodell. Mit dem Portal xrechnung.io der cosinex GmbH können elektronische Rechnungen in diesem Standard einfach und anwenderfreundlich erstellt und anschließend kostenfrei versendet werden.
