Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung über die E-Rechnung
In Deutschland besteht die teilweise Pflicht zum Empfang und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung.
Seit November 2020 ist für Lieferanten von Behörden der Bundesverwaltung verpflichtend vorgeschrieben, Rechnungen ab 1.000 Euro auf elektronischem Weg gegenüber der Verwaltung zu stellen. Auch an anderen Stellen des öffentlichen Auftragswesen setzt sich die elektronische Rechnung zunehmend durch, da sich hiermit die vollständige digitale Abwicklung des gesamten Rechnungseingangs bewältigen lässt, da dies Zeit und Kosten spart.
Für die medienbruchfreie und sichere elektronische Übertragung müssen die Rechnungen im sogenannten XRechnungs-Standard übermittelt werden.
Konkret setzt das E-Rechnungsgesetz damit die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht um und gibt so eine Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber vor. Für die deutsche Verwaltung wurde hierfür der Standard XRechnung als deutschlandweite Ausgestaltung der Europäischen Norm für die Verwaltung ins Leben gerufen und von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) herausgegeben. Ggf. auch Verlinkung der Richtlinie
Mit dem Portal xrechnung.io der cosinex GmbH können elektronische Rechnungen einfach und komfortabel in dem Standard XRechnung erstellt und gesendet werden.
Die Eindeutigkeit des Rechnungsadressaten - Leitweg-ID Problematik
Bei der Leitweg-ID handelt es sich um eine eindeutige Kennzeichnung bzw. Identifizierung und Adressierung des Rechnungsempfängers bzw. öffentlichen Auftraggebers in Deutschland.
Diese ID stellt somit den „Wegweiser“ dar und gibt dem elektronischen Rechnungsportal als rechnungsversendendem Leitsystem die Information darüber, an welchen Rechnungsempfänger die Rechnung überstellt werden muss.
Die Leitweg-ID setzt sich dabei aus der numerischen Grobadressierung, einer (optionalen) alphanumerischen Feinadressierung, zwei Prüfziffern sowie bis zu zwei Bindestrichen zusammen. Während die Grobadressierung ähnlich eines Länderkürzels oder einer Postleitzahl die Zuordnung zum Bund oder Bundesland und den Verwaltungsstrukturen möglich macht, dient die Feinadressierung der eindeutigen Adressierung der öffentlichen Auftraggeber, vergleichbar mit der genauen Adresse und dem Organisationsnamen.
Die Vergabe der Leitweg-IDs ist auf Ebene von Bund und Ländern geregelt:
Während für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB für die Vergabe der Leitweg-IDs verantwortlich zeichnet, finden sich die ausgebenden Stellen für Landesbehörden in der jeweils aktuellen Ländersynopse der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Auf kommunaler Ebene erfolgt keine zentrale Vergabe der Leitweg-IDs, so dass die Vergabe dieser eindeutigen Kennnummern hier im Rahmen der Registrierung auf xrechnung.io erfolgt.
Mit Blick auf die Beantragung und den Erhalt einer Leitweg-ID kann es auch sinnvoll sein, verschiedene organisatorische Einheiten in einer Leitweg-ID zusammenzufassen oder auf mehrere Leitweg-ID aufzuteilen.
Die Entscheidung hierüber obliegt den nutzenden Organisationen und wird nicht durch zentrale Ländervorgaben begrenzt.
Die folgenden Aspekte können Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen, wie viele Leitweg-IDs Sie beantragen sollten bzw. wie vieler (Unter)-Organisationseinheiten bei xrechnung.io sinnvollerweise angemeldet werden sollten.
Eine eigene Leitweg-ID ist in der Regel angezeigt, wenn
- eine rechtlich eigenständig Organisationseinheit vorliegt
- die betreffende Organisationseinheit einen eigenen Jahresabschluss besitzt
- die betreffende Organisationseinheit eine eigenständige HKR-Software besitzt
- die betreffende Organisationseinheit einen eigenen Namen und Adressierung besitzt
- Organisationseinheiten spezifische sensible Daten verarbeiten, so dass zum Schutz dieser Daten eine eigene Leitweg-ID für entsprechende Rechnungen sinnvoll ist
Schulen in kommunaler Trägerschaft besitzen üblicherweise keine eigene Leitweg-ID und werden durch ihre Träger vertreten. Zu beachten ist, dass individuelle Begebenheiten Abweichungen von den genannten Entscheidungshilfen begründen können.
Problematisch ist, dass die Leitweg-ID aufgrund der aktuell vorliegenden Vielzahl von durch unterschiedliche Anbieter betriebenen Systeme deutschlandweit nicht eindeutig ist. Da die Nummer innerhalb eines Systems zur eindeutigen Identifizierung eines Rechnungsempfängers aber unverwechselbar sein muss, bekommen Rechnungsempfänger, die noch keine eigene Leitweg-ID besitzen, bei der erstmaligen Anlage in einem E-Rechnungsportal eine solche eindeutige Leitweg-ID zugewiesen, um die fehlerfreie Zuordnung der Rechnungen innerhalb des Portals (und angeschlossener Portale) bzw. unterhalb der angeschlossenen Rechnungsempfänger zu gewährleisten.
Durch die Vergabe einer systemweiten Leitweg-ID bei der Registrierung auf xrechnung.io stellt es für Rechnungsempfänger also kein Problem dar, wenn sie noch keine Leitweg-ID besitzen. Rechnungsempfänger, die bereits über eine Leitweg-ID verfügen, können sich mit einer E-Mail-Adresse der Organisation und der Eingabe ihrer Leitweg-ID authentifizieren.
