FAQ zu xrechnung.io

Eine Kurzbeschreibung und ein Videotutorial finden Sie hier:

Welche formalen Anforderungen müssen beim Versand per Mail beachtet werden?

Jede Mail muss eine E-Rechnung in der jeweils gültigen Version des Standard XRechnung enthalten. Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für Standards in der IT (KoSIT) gepflegt und ist auf deren Internetauftritt beschrieben. Die Generierung einer Rechnung in xrechnung.io erfolgt stets auf der Basis der derzeit gültigen Version des Standard XRechnung.

Es dürfen keine weiteren Anhänge in der Mail enthalten sein, denn sie werden üblicherweise nicht weitergeleitet. Auch der Text der Mail wird meist nicht beachtet.

Wie können rechnungsbegründende Unterlagen mit der E-Rechnung übertragen werden?

Rechnungsbegründende Unterlagen müssen in die E-Rechnung eingebettet werden. In xrechnung.io wird dazu eine Funktion unmittelbar vor dem Versenden der E-Rechnung angeboten.

Rechnungsbegründende Unterlagen können nicht als separater Mailanhang versendet werden.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff LeitwegID?

Die LeitwegID dient zur eindeutigen Identifizierung des Rechnungsempfängers. Sie ist daher ein Pflichtfeld in der E-Rechnung.

Die LeitwegID wird nach einem bundesweit abgestimmten Schema aufgebaut. LeitwegIDs der Behörden in Nordrhein-Westfalen (außer Bundesbehörden) beginnen mit der Zifferfolge „05“. Ein Verzeichnis für NRW kann hier heruntergeladen werden: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-informationen-fuer-rechnungssteller

Daneben besteht natürlich die Möglichkeit, die LeitwegID direkt beim Rechnungsempfänger zu erfragen.

Wie können sich Rechnungssteller registrieren?

Jede Organisation kann sich derzeit nur mit einem Benutzer am Verfahren xrechnung.io registrieren. Es wird empfohlen, dass dazu ein Funktionspostfach (z.B. buchhaltung@meinefirma.de) verwendet wird, damit mehrere Personen mit xrechnung.io arbeiten können. Sie haben Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand. Dabei ist zu beachten, dass bei gleichzeitiger Nutzung des Verfahrens nicht die gleiche Rechnung bearbeitet werden sollte, da die jeweils zuletzt gespeicherte Version einer Rechnung die vorangehenden überschreibt.

Rechnungssteller folgen dem Registrierungslink, um sich erstmalig zu registrieren.

Wo erhalten Rechnungssteller Unterstützung im Fehlerfall?

Um einen Fehler nachstellen zu können, gibt es die Möglichkeit, den Zwischenstand zu exportieren. Aus einer E-Rechnung heraus kann unter Aktionen der Button „Zwischenstand exportieren“ ausgewählt werden. Im Downloadbereich des Browsers wird dann eine Datei mit der Bezeichnung „Zwischenstand-XRechnung.json“ bereitgestellt. Diese Datei sollte grundsätzlich Bestandteil eines Fehlertickets sein, das unter https://www.cosinex.de/kontakt.html über den Button in der Kachel für Rechnungssender erstellt werden kann.